第三週 — 公司的全遠端工作轉移流程
這週課程主要分成三個部分，分別介紹不同種類的遠端團隊、不同階段的遠端團隊轉移、以及如何制定完整的轉移計畫。
不同種類的遠端團隊
討論不同團隊的方式主要基於以下三點，我在整理的時候並沒有把課程裡面所有的內容節錄下來而是挑選科技業比較需要在乎的點，所以如果覺得有漏缺可以再去課程內容補齊！
(一)理由：為什麼選擇這樣的團隊結構
(二)挑戰：這樣的團隊容易遇到什麼挑戰
(三)好處：這樣的團隊通常有什麼好處
- No remote — 完全在辦公室上班
理由：必須現場才能完成的工作、機密及安全問題無法遠端處理、沒有特別理由改變現有工作模式
挑戰：各式危機(Covid)、通勤導致員工滿意度低、員工多樣性較低
好處：容易建立公司文化、便於溝通及管理、員工對於此工作型態較熟悉 - Remote allowed — 允許部分時間不在辦公室上班
理由：將遠端工作視為公司福利
挑戰：安排會議、公司及其他辦公地點的設備不一致、不是全部員工都有此福利
好處：員工滿意度提升 - Hybrid remote — 大部分成員在辦公室上班而部分員工遠端工作
理由：24小時提供服務、業務或經銷需要常態性離開辦公室
挑戰：遠端成員與團隊成員脫鉤（訊息及情感）、遠端成員為了證明績效而超時工作、公司設置不完全支援遠端工作環境
好處：員工滿意度提升、降低辦公室支出成本、聘用低成本國家員工 - Remote-first — 除了特定會議或活動在辦公室，其他時間以遠端工作為主
理由：工作內容不需要現場完成、管理層可以帶領團隊遠端合作
挑戰：溝通及管理困難、成員容易感到孤單、需要維持辦公室的支出
好處：員工滿意度提升、易於聘用全球的優秀人才 - All-remote — 完全遠端工作
理由：工作內容不需要現場完成、管理層可以帶領團隊遠端合作、24小時提供服務
挑戰：溝通及管理困難、成員容易感到孤單、非同步溝通及工作流程較長
好處：員工滿意度提升、易於聘用全球的優秀人才、省錢
不同階段的遠端團隊轉移
每個轉移過程都需要花一段時間，課程建議不要急於進行大規模改變而是一步一步來，雖然因此會造成長期的不便以及整個企業體的虛弱，但好處則是公司不會因此而動蕩不安，甚至影響整個企業的地基。
在階段的轉移上共分成五個步驟，分別基於以下三點進行討論
(一)目標：這個階段最主要專注的成果
(二)挑戰：這個階段轉移上會遇到的困難
(三)好處：轉移到這個階段得到的好處
- Skeuomorph — 在遠端環境模仿辦公室的工作流程
目標：幫助員工在遠端的環境重現辦公室的工作流程，關注於員工的出席及工作成效，並確保員工具備所需的器具
挑戰：幫助每位員工建立類似辦公室的工作環境、工作流程的轉移
好處：短暫幫忙度過Covid-19的困境、公司可以在此階段審視工作地點之於專案進展的關係 - Functional — 用新的科技及流程幫助遠端團隊更有效率的合作
目標：建立更多企業文件、找尋適合企業文化的工具幫助專案管理以及溝通、培養員工及管理者遠端工作的心態
挑戰：如何讓企業從上而下改變、改變過程的技術困難及學習成本
好處：更有效率、更滿意的工作狀態、有更好的動力一起幫助公司進步 - Asynchronous — 減少同步工作的時間，大部分工作可以被獨立完成
目標：建立完整的線上文件、鼓勵有彈性的工作時間、透過非同步的管理工具而非信件或是即時通訊軟體進行管理
挑戰：較長的溝通週期、內部溝通方式改變的磨合、如何有效地建立企業文化
好處：整體效率提升、員工滿意度提升、容易招聘全球人才 - Intentionality — 主動為遠端工作環境設計新的架構及策略
目標：建立企業整體的招聘、管理、內部溝通、文化建立及資訊安全策略、撤除實體辦公室及相關資產投資
挑戰：新的架構及策略需要花很長時間建立、過去較少可參考經驗需要企業自行摸索
好處：持續進步的流程及體驗、減少支出、有能力擴張 - Maturity — 完全成熟
制定轉移計畫
- 遠端工作成熟度評估：主要需要從文化以技術兩個層面問自己公司以下這些問題 （懶得翻譯XD）
Cultural maturity
- How mature is management, and are they willing to be transparent with their team on how they are iterating on-the-fly as they move between phases?
- Are managers naturally willing to adopt a mindset of trust and empowerment as opposed to command and control?
- Is management open to transparent communication and documentation practices, or do they prefer closed doors and limiting access?
- Does management seek to listen to newly-remote team members to understand what voids exist and need to be addressed?
- Does a company have strong documentation for core company processes?
Technical maturity
- Do team members have a strong understanding of digital communication tools?
- Do team members have secure methods of accessing sensitive information (e.g. established VPN protocols)?
- Does a company’s business operations or IT department have strong protocols for enabling remote team members?
2. 領導人帶頭計畫：只有當領導人身體力行才會讓大家體認到事情的認真程度
3. 建立遠端工作的流程：領導人與管理者一起反思現有的工作流程，進而計畫出遠端工作版本的流程
4. 建立單一文件，包含公司文化、工作流程、工作記錄的公開檔案
5. 提供成員完善的硬體設備並建立遠端工作正確的方式及心態
6. 關閉辦公室！
結論
這章節滿有趣的是為了讓轉移過程順利開始大量討論公司內部文化以及員工互動，之前因為加速器就有上過類似的培訓課程，當時就已經意識到想要在辦公室內部建立良好的文化是花時間又困難的事情，而轉移到遠端工作的回敬則讓這件事情更是難上加難，Gitlab自己本身做了許多不一樣的嘗試才走到了今天，不管是設計各種新的工作流程或是不一樣的員工活動，更是設立了Head of Remote的職位專門進行評估及計畫。
最後課程還剩下兩週，分別再討論分散式團隊的文化及價值以及練習制定一個完整的轉移計畫，希望這個過年可以把它們寫完 :’)