Gitlab — How to Manage a Remote Team (Part. 2)
前言
這章節從Gitlab主管們的角度分享如何帶領好一個遠端團隊，提到每個管理者都需要在意的成員溝通以及成長議題，也特別提到一些管理遠端團隊需要注意的細節，內容也包含大量對不是C Level有用的成長資訊，十分的推薦！
如果還沒看第一週的課程分享可以點這！！
第二週 — 管理遠端團隊
第二週的課程分成三個部分，溝通的重要性、成功的準則、個人成長及管理者須知。
溝通的重要性
內部溝通一直都是管理團隊最重要的事情之一，而當這件事情變成遠端團隊，他的難度更是直線上升，原因是之前拍拍肩膀或是振臂高呼就可以開始討論的模式不復存在。所以這個章節主要分成兩個部分，第一個是將不必要的同步溝通拆解成非同步溝通，而另一個部分則是確保珍貴的同步溝通發揮出完整的價值。
非同步溝通有三個重點
- 一次推進一小部分 — 不要想著把計畫全部做完才跟別人分享成果，有一個大綱、甚至是初步的方向就跟團隊的人討論下一個檢驗的時間點及預期結果，可以避免自己的時間被浪費也可以避免大量的爭執。
- 留下“公開”文件 — 為每次的會議甚至是短暫討論都留下紀錄，這樣每次與會的人就算有所不同也都可以快速地進入狀況；同時，如果有一些內部常問的問題也很適合做成公開文件，例如Company Core Values、Onboarding Process、Internal Resources ……，都可以幫助彼此節省時間回答重複的問題，也不用擔心訊息在傳遞的途中流失。
- 在正確的時間點使用同步溝通 — 雖然遠端工作讓同步溝通的成本變得很高(我覺得主要針對跨時區的團隊，或是有Part-time的情況)，但如果發生比較大的挑戰或是持續溝通不良時還是需要同步溝通的救援，Gitlab內部的準則是兩次非同步溝通後還沒有成功解決的話就約時間線上討論，而我之前自己的經驗則通常是一週。
同步溝通也有三個重點
- 提早確定會議時間 — 這邊的確定包含了提前公布開始時間以及嚴格遵守會議的結束時間，讓大家可以準確地安排自己工作狀況，並提前決定是否參與。
- 準備文件 — 會議負責人需要提前在公開文件裡面準備會議流程以及討論事項，確保所有與會的人在會議開始之前可以準備並預先放上自己的想法。結束之前也希望全部人一起確認會議記錄，確保所有重點都有被保留，而所有人也都有權進行修改。
- 讓與會者自由選擇參加 — 會議的重點是讓大家更快速地瞭解事情的全貌並推進事情前進，所以讓每個人自主選擇參與對自己重要的會議可以幫助大家更好的安排自己的時間，工作也可以更有效率。
這邊的溝通主要是指“公事”上的，原則就是節省大家工作的時間並提升效率，而因為Gitlab本身的文件十分完善，他們也希望彼此在問問題之前應該先查閱公開說明書有沒有提到，如果沒有的話再詢問他人，並更新文件！
但對於非正式的參與則有完全不一樣的準則，Gitlab希望所有成員都認識彼此，並且用各種線上、現下的活動增加彼此相處時間，進而建立一個遠距離但緊密的團隊文化。
成功的準則
這個章節雖然標題在講成功的準則，但主要在講解專案管理。我自己覺得一般科技公司沒有相差太多，主要就是正確地把公司目標以及各項任務公開並指派給合適的人，並確保他們了解並有辦法完成項目(就算是透過大家幫助也算)。
以下是他們特別列出在遠端工作環境下需要注意的要點。
- Refining issues is the process of ensuring all new issues are set up consistently, with the right amount of clarity, scope, and actionability.
- Vetting issues is the process of reviewing the issues that are assigned to a team or group, checking them against team objectives, and deciding what to move forward on.
- Using milestones helps by organizing issues into groups of deliverables that are all due at the end of the same one- or two-week period.
- Creating issue templates improves efficiency and efficacy, by providing a framework so new issues don’t have to start from a blank page.
- Automation helps keep issues cleaned up and updated, and can be highly customizable to suit your unique environment.
- Label hygiene is the process of creating a streamlined system for issue labels or tags, so the entire organization can understand and use labels to find information and organize issues.
- 絕對不要監視你的成員！！！！！
上面幾點很大部分都在幫助資料結構化並讓執行者更好理解，同時他們也製作了非常詳細的模板給內部的管理者使用，我只能說，真的非常用心！
個人成長及管理者須知
這個章節Gitlab放了非常非常多的時間在講解，而我自己覺得超級困難也花了很多時間在思考以及看他們的文件，十分值得大家有時間的時候來閱讀，我就簡單節錄幾點我覺得對我思想轉變比較多的部分。
- 不要因為比較常溝通/聊天而覺得誰表現得比較好
- 公開表達鼓勵、私下進行建議
- 幫助團隊成員了解自己，找到更適合自己的職涯規劃
- 以身作則，希望成員寫文件、多分享自己就不能當一個不寫文件不分享的人
這部分也有很多有趣的連結，例如：成為一個看文件並寫文件的人、什麼是職涯發展、學習及自我發展、工作能力評估…
小結論
我覺得管理團隊不論是遠端或是當地，在本質上並沒有相差太多，因此裡面很多方法我覺得一體適用。
而課程比較特別 — 為了解決因應遠端工作而產生的問題的部分：例如無法即時溝通導致工作停滯、沒有足夠的會議時間管理(監督)團隊進度或是員工沒有辦法透過觀察其他同事升遷狀況預期自己的成長。我統整下來認為解決方法的核心其實是管理者需要透明並具備彈性及同理心。
- 要接受溝通方式改變導致的各種短期後遺症
- 信任員工的決策並協助他們建立成果導向的正確心態
- 要理解員工對於工作型態轉換的茫然並幫助他們正確的規劃職涯
整體來說這篇對我自己算是最實用的一篇，也讓我更相信在團隊內部建立公開文件以及分享的習慣是正確的選擇！
我其實在上週末已經把整個課程上完了！最後一週的作業是模擬公司從現在運行狀況轉移成遠端團隊的計畫書，形式是自己線上繳交並改三份其他人的作業後，自己會得到來自其他人的建議。這部分只能用全英文所以讓我思考很久，不過可以看到世界各地公司的狀況以及其他人對自己計劃的建議還是覺得滿有趣有收穫滿滿：）